Cómo llevar el registro de horas extraordinarias

Todas las empresas deben llevar el registro de horas extraordinarias de sus trabajadores de forma correcta para evitar sanciones. Los informes realizados deben servir, también, para cumplir con su compensación dentro de los plazos establecidos por la ley.

Cuando una empresa necesita que sus trabajadores realicen horas extraordinarias debe llevar un registro claro y transparente de las mismas, y tener toda la información disponible tanto para la administración como para el trabajador. 

A pesar de que el registro de horas extraordinarias era obligatorio con anterioridad a la entrada en vigor de la ley del 8 de marzo de 2019 en la que se estipula que todos los trabajadores deben registrar su jornada laboral, no se llevaba a cabo en todas las empresas. Uno de los objetivos principales de esta ley es sacar a la luz estas horas extra no computadas, reducirlas y, en el caso de ser inevitables, que se paguen adecuadamente

¿Qué son las horas extraordinarias?

Según el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, las horas extraordinarias son aquellas “que se realizan sobre la duración máxima de la jornada laboral ordinaria”, cuyo máximo legal es de 40 horas semanales. La ley estipula también que no se pueden hacer más de 80 horas extra al año, a no ser que sean de fuerza mayor, e incluso algunos convenios reducen este número. Las horas extraordinarias que se compensan con tiempo de descanso, no entran dentro de este cómputo, al igual que las horas extras de fuerza mayor, que no tienen un límite establecido.

 Existen dos tipos diferentes de horas extra:

  • Horas extraordinarias estructurales, que se realizan para cubrir picos de trabajo o imprevistos, o se derivan de la actividad de la empresa. Estas horas extra solamente tienen carácter obligatorio si lo establece el convenio o el contrato de trabajo.
  • Horas extraordinarias de fuerza mayor, de obligado cumplimiento, que se realizan para prevenir o reparar siniestros, daños extraordinarios y urgentes. 

Hay algunos colectivos que tienen prohibido realizar horas extra:

  • Menores de 18 años.
  • Personas que trabajan en el interior de minas.
  • Trabajadores nocturnos.
  • Trabajadores con contratos a tiempo parcial.
  • Trabajadores con contratos formativos

Las horas extra deben siempre cotizar a la seguridad social y compensarse:

  • Económicamente, con el incremento fijado en el convenio colectivo que nunca será inferior al 75% del salario correspondiente a una hora ordinaria.
  • Con descansos que se disfrutarán dentro de los 4 meses siguientes a su realización. 

Registro de las horas extraordinarias

Las horas extraordinarias se conocerán cuando el fichaje de un trabajador revele que ha realizado más horas de las estipuladas. Cuando una empresa realiza el registro de jornada a través de una herramienta de control horario como netTime de Grupo SPEC, el software compara automáticamente la jornada del trabajador con las horas reales trabajadas, facilitando un informe de horas extra realizadas sin necesidad de la intervención de un miembro del departamento de recursos humanos. 

A la hora de realizar un informe apto para el inspector de trabajo, se debe incluir:

  • El horario de cada trabajador, incluyendo sus turnos, descansos semanales y cuadrantes de trabajo.
  • Los contratos de todos los trabajadores y los posibles pactos de distribución irregular de jornada o solicitud de trabajo a tiempo parcial.
  • El registro de jornada de todos los trabajadores.
  • Los datos de horas extraordinarias.
  • Las fechas estimadas para la compensación, económica o con descansos, de las horas extra realizadas

A la hora de llevar un registro de horas extras, las empresas deberían tener como objetivo, más allá de cumplir con la ley y evitar sanciones, obtener una visión general de las horas que se necesitan para realizar el trabajo y detectar si es necesario ampliar las jornadas reducidas o contratar a más trabajadores. En definitiva, mejorar el funcionamiento de la empresa y el bienestar de los empleados.

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