A pesar de que fichar al entrar y salir de trabajar se ha convertido ya en parte de la rutina diaria de los trabajadores en España, hay ocasiones en que se cometen errores y los registros no reflejan la realidad de una empresa.
La mayoría de los errores vienen dados por despistes. Puede que un día de mucho trabajo alguien se olvide de registrar sus horas, o que un empleado no fiche a la hora de marcharse y figure como fecha de salida la primera hora de la mañana siguiente. En estos casos, la inspección puede detectar anomalías que repercutan en la empresa, aunque es el propio trabajador quien debe encargarse de aclarar lo sucedido.
Consecuencias de los fichajes erróneos o inexistentes
Como comentábamos, cuando se realiza una inspección de trabajo, las faltas detectadas derivan en sanciones aplicables a la empresa que, a su vez, puede sancionar a aquellos trabajadores que no hayan realizado sus registros apropiadamente.
Las multas impuestas a las compañías varían entre los 60 y los 6250 euros, dependiendo de la gravedad de las faltas. Por su parte, el Estatuto de los Trabajadores decreta en su artículo número 58 que el registro horario es parte de las obligaciones de un trabajador, por lo que la dejadez a la hora de hacerlo puede derivar en suspensión de empleo y sueldo de entre 2 días y 6 meses.
Qué hacer para incentivar el registro horario
Es importante que los trabajadores sean conscientes de la importancia de fichar, ya que si un día no lo hacen aparecerá como una ausencia injustificada.
Algunas claves para minimizar los errores en el registro horario son:
- Utilizar un sistema intuitivo y rápido para fichar, preferentemente digital.
- Contar con la posibilidad de registrar las horas a distancia, independientemente del lugar desde el que esté trabajando.
- Hacer recordatorios regulares de su importancia.
- Informar de los beneficios de fichar, principalmente evitar la realización de horas extra, y de las sanciones a las que se enfrentan tanto la empresa como los trabajadores de no hacerlo.
Ventajas de contar con un sistema de registro horario digital
La clásica hoja de papel para firmar puede parecer la solución más sencilla y económica para realizar el registro horario de una empresa, pero, a la larga, puede generar más inconvenientes que un sistema digital.
Si se detecta un error en un registro de firmas, el trabajador deberá aclarar lo sucedido por escrito. Cuando la anomalía se detecta pronto es sencillo hacerlo, pero si pasa mucho tiempo es posible que no recuerde lo que sucedió o las horas que trabajó aquel día.
La gran ventaja de contar con un sistema digital es que todos los retrasos o modificaciones realizadas quedan registrados. Por ejemplo, si un trabajador recuerda a media mañana que olvidó fichar al llegar, puede hacerlo y el programa dejará un aviso de la incidencia, pero sin afectar al cómputo de horas real.
Además, los softwares de gestión horaria, como el de Grupo SPEC, permiten crear un sistema de alertas que avisa tanto al trabajador como al departamento de recursos humanos si detecta algo extraño, ofreciendo la posibilidad de solucionarlo rápidamente.
