El espacio de trabajo juega un papel fundamental en el desempeño laboral. El escritorio y la zona de almacenaje son un fiel reflejo de la forma de trabajar de cada persona y realizar algunos cambios, incluso los más pequeños, puede contribuir a hacerla más eficiente.
La organización del espacio de trabajo influye en la productividad: recibir la luz adecuada, cumplir con las normas de prevención de riesgos laborales, saber dónde está guardado lo más necesario y tener orden visual contribuye a relajar la mente para que pueda concentrarse únicamente en la tarea que tiene entre manos, sin otras distracciones. Lograrlo es más sencillo de lo que parece, basta con seguir 5 consejos fáciles de llevar a cabo.
1. Prescinde de lo innecesario
Muchas veces acumulamos cosas que realmente no necesitamos ya sea por costumbre, pereza o porque nos gustan, aunque no sean muy útiles. La clave de un espacio de trabajo que nos ayude a ser productivos reside en que solamente cuente con lo imprescindible para nuestro trabajo.
Por lo tanto, párate a pensar en aquello que no hayas utilizado en meses y despréndete de ello. No olvides repasar accesorios de escritorio, documentos, muebles e incluso objetos decorativos que ya no cumplan con su función.
2. Clasifica y ordena
Este aspecto aplica tanto al escritorio como al ordenador. Hoy en día, es fundamental que los e-mails y archivos digitales estén también organizados ya que, en la mayoría de los casos, han sustituido a los de papel.
Clasifica cada documento y archívalo en carpetas, no hace falta que todo esté a la vista en el escritorio. Ni en el físico ni en el de tu PC.
3. Marca y etiqueta
Las etiquetas, ya sean hechas a mano o con una máquina de marcaje automático, son muy útiles para identificar fácilmente los documentos. Una vez que todo esté clasificado, las etiquetas deben colocarse en carpetas, archivadores, cajones o estanterías para que puedan encontrarse de un vistazo. Utilizar un sistema de colores simplifica, aún más la gestión documental.
Nuestra recomendación es que el marcaje sea claro y fácil de descifrar por dos motivos principales:
- para entenderlo cuando haya pasado el tiempo.
- para permitir a otras personas encontrar archivos en tu ausencia.
4. Personaliza el espacio
Las oficinas adaptadas a los gustos de cada persona hacen que trabajemos mejor. Poner adornos, colocar fotos o elegir los colores son un excelente incentivo para alcanzar los objetivos fijados, pero no el único.
Cuando se habla de personalización del espacio de trabajo también significa que se debe amoldar las necesidades de cada uno:
- los objetos y documentos que más se utilizan deben de estar cerca y poderse alcanzar sin necesidad de levantarse.
- el escritorio tiene que ser amplio para que se puedan apoyar más cosas que el ordenador, como cuadernos y notas.
- ha de contar con espacio de almacenaje suficiente para que todo esté organizado.
5. Mantén la limpieza y el orden
Lo más complicado es organizar el espacio de trabajo desde cero. Pero, una vez que tienes todo bajo control, mantenerlo colocado apenas requiere tiempo. Acostúmbrate a guardar cada cosa después de utilizarlas, a archivar los documentos siguiendo las pautas que has establecido y a eliminar todo aquello que no hayas utilizado en un tiempo. De esta forma, disfrutarás de una oficina eficiente.
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