Uno de los mayores retos que supone el control horario para las empresas es el hecho de que muchos trabajadores se olvidan de fichar. A pesar de que la ley que lo hacía obligatorio entró en vigor en 2019, son muchas las compañías que aún tienen problemas para conseguir que todos sus empleados registren sus horas de salida y entrada.
El incumplimiento de esta norma o la detección de incorrecciones en los documentos por parte de los inspectores de trabajo pueden suponer sanciones de hasta 187.515 euros en los casos más graves. No es raro, por lo tanto, que llevar un control horario adecuado sea un objetivo prioritario para los departamentos de Recursos Humanos de empresas de todos los tamaños.
En Grupo SPEC somos especialistas en soluciones para el registro de la jornada laboral y conocemos las principales dificultades a las que se enfrentan los trabajadores a la hora de fichar. Para reducirlas al mínimo, sigue los siguientes consejos:
Elige un sistema fácil de usar
Cuanto más simple sea el sistema de fichaje, mejor. Cuando los empleados pueden registrar sus horarios sin emplear mucho tiempo hay más posibilidades de que lo lleven a cabo todos los días y sin errores. Para que el procedimiento sea lo más fácil posible:
- el programa elegido tiene que ser intuitivo.
- el sistema debe ofrecer la posibilidad de corregir errores simplemente con editar las entradas realizadas.
- el software para fichar tiene que estar integrado con otros programas necesarios en el trabajo del día a día.
- el procedimiento debería poder realizarse de forma remota.
Crea un manual de uso sencillo
Organizar una sesión formativa para enseñar a la plantilla cómo funciona la solución elegida es fundamental. No obstante, las dudas suelen surgir cuando la teoría comienza a ponerse en práctica. Resolver estas preguntas y corregir errores de marcaje pueden sobrecargar de trabajo al departamento de Recursos Humanos. Sin embargo, si se proporciona un manual de uso detallado, los trabajadores podrán resolver muchas de sus dudas por sí mismos.
Envía recordatorios personales
Sobre todo en las primeras semanas de uso del programa, enviar un mail recordando que hay que registrar los horarios es muy útil para que los trabajadores lo incluyan en sus rutinas diarias. Una vez que la mayoría de los fichajes se realicen correctamente, bastará con enviar avisos solamente a aquellos que continúan olvidándose.
Aplica sanciones si es necesario
Si el problema persiste y la actitud de algunos empleados pone a la empresa en riesgo de ser sancionada, se pueden abrir acciones disciplinarias. Para comenzar, se debe aplicar una amonestación verbal y, si la situación no mejora, se puede proceder a imponer sanciones mayores en función de lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores.
Si tienes dudas sobre cuál es la mejor solución de registro horario para tu empresa o sobre cómo hacer que los trabajadores no se olviden de fichar, ponte en contacto con nosotros y te ofreceremos asesoramiento personalizado.
